Alle Funktionen im Detail

Vereinfachen Sie Ihre Belegverwaltung

Willkommen bei der Belegverwaltungssoftware für Freelancer und kleine Unternehmen!

Mit einem klaren Fokus auf das Wesentliche stellt cooman alle grundlegenden Funktionen zur Verfügung, die Ihren Büroalltag einfacher und effizienter gestalten. Dabei sorgt cooman automatisch dafür, dass alle rechtlichen und technischen Anforderungen stets eingehalten werden. So können Sie sich Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Ihre Belegverwaltung reibungslos im Hintergrund läuft.

Kontakt aufnehmen

Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften

Sämtliche Belege rund um die Rechnungen erstellen

Mit cooman erstellen Sie Rechnungen als neuen Beleg, bequem in Kopie oder direkt aus Angeboten, Aufträgen und Projektzeiten. Wiederkehrende Rechnungen, Sammel- und Abschlagsrechnungen sowie Mahnungen, Gutschriften und Stornorechnungen legen Sie ebenso mühelos an oder werden aus anderen Belegen abgeleitet. Offene Posten behält das System für Sie im Blick.

Neue Rechnungen oder Duplikate schnell erstellen
Andere Belege per Klick in Rechnung überführen
Projektzeiten erfassen und abrechnen
Fällige Rechnungen direkt im Blick

Positionen schnell und strukturiert in wenigen Schritten anlegen

Mithilfe der hinterlegten Stammdaten fügen Sie Adress- und Artikeldaten per Schnellsuche ein. Neue Kontakte und Artikel lassen sich zudem auch direkt bei der Belegerstellung anlegen. Rabatte, Aufschläge und Skonto sind per Klick anwendbar, ebenso die Wahl zwischen Brutto- oder Netto-Preisen. Unfertige Belege speichern Sie als Entwurf zwischen und bearbeiten sie jederzeit weiter.

Stammdaten per Schnellsuche einfügen
Rabatt, Aufschlag und Skonto per Klick hinzufügen
Turnus und Umsatzsteuerregelung schnell anpassen
Beleg als Entwurf speichern oder direkt abschließen

E-Rechnungen

E-Rechnung mit einem Klick erstellen

In cooman erstellen Sie eine E-Rechnung genau wie jede andere Rechnung. Während der Belegerstellung können Sie entscheiden, ob Ihre Rechnung auch als E-Rechnung verfügbar sein soll. Dazu legen Sie einfach einen Schalter um.

Der in cooman integrierte E-Rechnung-Betrachter visualisiert eine E-Rechnung, um sie menschenlesbar zu machen. Dabei werden die verschiedenen Syntaxen berücksichtigt und automatisch die passende Interpretation angewendet.

Alle eingehenden E-Rechnungen, die Sie in cooman als Beleg verarbeiten, werden anforderungsgemäß archiviert und vor Veränderungen geschützt.

E-Rechnungen lesen und erstellen
Alle gängigen Formate unterstützt
Erstellung als ZUGFeRD und XRechnung

Angebote, Aufträge und Lieferscheine

Angebote, Aufträge und Lieferscheine greifen nahtlos ineinander

In cooman können Angebote, Aufträge und Lieferscheine einzeln oder miteinander verknüpft existieren. Sie entscheiden, ob Belege schrittweise in Folgebelege überführt oder direkt in eine Rechnung umgewandelt werden. Aufträge können zudem per Abschlags- und Schlussrechnung teilberechnet und mehrere Lieferscheine in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

Belege in andere überführen oder direkt abrechnen
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung für Aufträge
Mehrere Lieferscheine per Sammelrechnung abrechnen
Überblick über offene und abgeschlossene Belege

Platzhalter verwenden oder direkt unterschreiben

Angebote, Aufträge und Lieferscheine legen Sie wie eine Rechnung schnell und unkompliziert an. Aufträge und Lieferscheine können mit Unterschriftsfeldern versehen und direkt in cooman unterzeichnet werden. So lassen sich Belege direkt vor Ort beim Kunden abschließen und unmittelbar in eine Rechnung überführen.

Bürokratie vor Ort beim Kunden fertigstellen
Vordrucke für Ort, Datum und Unterschrift
Belege direkt digital unterschreiben
Per Maus, Finger oder Stift

Einnahmen und Ausgaben

Zahlungen anlegen und Belege zuordnen

Verwalten Sie Ihre Zahlungen mit wenig Aufwand digital und übersichtlich. Zahlungen lassen sich einzeln erfassen oder in Masse importieren. Zudem können diese auch auf Basis von Rechnungen, Gutschriften und externen Belegen angelegt werden.

Alle Zahlungen werden Konten zugeordnet und lassen sich nach diesen filtern. Zahlungsübersichten oder Barkassenberichte lassen sich für frei definierbare Zeiträume erstellen. Auch Teilzahlungen, Umbuchungen und Kontenänderungen sind mit wenigen Klicks abbildbar.

Einnahmen und Ausgaben zentral verwalten
Belege oder Buchungskonto zuordnen
Daten filtern und Berichte erstellen
Einsehbar durch den Steuerberater

Externe Belege

Fremde Belege voll integriert

Alle Belege, die außerhalb von cooman anfallen, können problemlos erfasst werden. Dabei werden Informationen aus E-Rechnungen automatisch ausgelesen oder bei anderen Belegen manuell durch Sie erfasst. Belege aus der Ablage können per Klick vollständig erfasst werden.

Beleg per Kamera oder Upload erfassen
Beträge beliebig aufsplitten
Buchungskonten zuordnen
Zahlungen erfassen

Belege einfach und schnell ablegen

Die Belegablage ist Ihr schneller Massenspeicher für den Alltag. Sie erhalten einen Beleg und haben keine Zeit für die ordentliche Erfassung? Scannen Sie ihn fix mit Ihrem Smartphone oder laden diesen über Ihren Computer hoch. Die Belege werden sicher archiviert und sind jederzeit abrufbar für die weitere Verarbeitung. Auf diesem Weg können Sie auch einfach Belege bereitstellen und die Verarbeitung delegieren.

Scannen mit der Smartphone-Kamera
Stapelverarbeitung per Massen-Upload
Belege einfach später vollständig erfassen
Verarbeitung an Benutzer oder Steuerberater delegieren

Projekte und Projektaufgaben

Projekte und Tätigkeiten erfassen und abrechnen

Die Projektverwaltung in cooman erleichtert die Zeiterfassung und Abrechnung Ihrer Kundenprojekte. Projekte sind schnell angelegt, Kunden zugeordnet und mit wichtigen Details wie Ort und Datum ergänzt. Aufgaben lassen sich flexibel hinzufügen und mit Zeiten, Benutzern und Inventar verknüpfen.

Benutzer mit offenen Aufgaben werden direkt auf ihrem Dashboard darüber informiert. Erledigte Aufgaben können per Klick einzeln oder gesammelt in eine Rechnung überführt werden. Bereits abgerechnete Aufgaben werden automatisch entsprechend gekennzeichnet.

Überblick über offene und nicht abgerechnete Aufgaben
Projekte und Aufgaben schnell anlegen und verwalten
Zeiten, Benutzer und Inventar einfach zuweisen
Aufgaben per Klick in Rechnungen überführen

Stammdaten verwalten

Kontakte und Artikel anlegen und griffbereit haben

Kategorisieren Sie Ihre Kontakte einfach als Kunde, Partner oder Lieferant und hinterlegen Sie wichtige Details wie E-Rechnungsdaten, Skonto und Ansprechpartner. Der Aktivitätsverlauf zeigt Ihnen alle zugehörigen Belege und Zahlungen auf einen Blick.

Erfassen Sie Produkte und Dienstleistungen flexibel mit Brutto- oder Nettopreisen, Steuersätzen und Einheiten. Neue Artikel können Sie bei Bedarf auch direkt während der Belegerstellung anlegen.

Kontakte und Artikel zentral pflegen
Vorauswahl für E-Rechnung treffen
Aktivitätsverlauf für Kontakte
CSV-Import von Stammdaten

Konten, Inventar, Einheiten und Buchungskonten organisieren

Legen Sie Bankkonten, Verrechnungskonten und eine Barkasse an, um Ihre Kontensituation übersichtlich abzubilden.

Organisieren Sie Werkzeuge und Arbeitsmittel in der Inventarverwaltung, um diese direkt Ihren Projektaufgaben zuzuordnen.

Einheiten werden an verschiedenen Stellen verwendet. Die zentrale Verwaltung ermöglicht ein schnelles Anlegen und Ändern Ihrer meistgebrauchten Einheiten.

Für die Buchhaltung stehen Ihnen die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 mit einer Vorauswahl an Konten zur Verfügung, die Sie jederzeit beliebig erweitern können.

Bankkonten und Barkasse anlegen
Werkzeuge und Arbeitsmittel erfassen
Häufig genutzte Einheiten zentral verwalten
Standardkontenrahmen für Buchhaltung pflegen

Dashboard

Zentrale Steuerung und wichtige Informationen

Das Dashboard ist die Steuerzentrale und ermöglicht den Zugriff auf alle Funktionen. Es zeigt den Status der einzelnen Module sowie die aktuell angemeldeten Benutzer an. Zudem informiert es über wichtige Meldungen zu Ihrem cooman-Konto und anstehende Wartungsarbeiten. Die angezeigten Inhalte können für jeden Benutzer durch den Administrator angepasst werden.

Alle Funktionen zentral erreichbar
Status der Module schnell einsehbar
Wichtige Informationen auf einen Blick
Sehen, welche Ihrer Benutzer online sind

Benutzer, Steuerberater und Auditor

Benutzer verwalten und Aufgaben effizient delegieren

Mit cooman können Sie wachsende Arbeitslasten durch eine gezielte Aufgabenverteilung bewältigen. Legen Sie zusätzliche Benutzer an und steuern Sie deren Berechtigungen individuell. So bestimmen Sie, wer auf Unternehmensdaten zugreifen oder Belege anpassen darf.

Die Benutzerverwaltung bietet einen schnellen Überblick über Ihre Benutzer und deren Anmeldestatus. Die Anzahl der Benutzer lässt sich flexibel an den individuellen Bedarf anpassen.

Tätigkeiten einfach delegieren
Projektaufgaben zuordnen
Berechtigungen steuern
Sehen, wer online ist

Digital zusammenarbeiten – Ordnerschleppen adé!

Spezielle Zugriffsmodi für Steuerberater und Auditoren erleichtern die Zusammenarbeit und Kontrolle. Der Steuerberaterzugang ermöglicht einen Zugriff auf Belege und Zahlungen. Der Auditierungsmodus erlaubt regulierenden Personen die Einsicht in buchhalterische Bereiche, ohne Änderungen vornehmen zu können.

Sie haben stets die Kontrolle! Wenn Sie es nicht explizit erlauben, sind Änderungen an Belegen und Zahlungen stets ausgeschlossen. Zudem können Sie den Zugang jederzeit aktivieren und deaktivieren.

Zugriff für Steuerberater und Auditor
Belege und Zahlungen bereitstellen
DATEV Belegbilderexport
Volle Kontrolle durch Sie

Einstellungen

Ihr Unternehmen, Ihr cooman

In übersichtlichen Sektionen gestalten Sie Ihre Belege, hinterlegen alle wichtigen Unternehmensdaten und konfigurieren cooman passend zu Ihren Gewohnheiten.

Damit die Belege auch zu Ihrem Auftreten passen, können Sie Farben, Bezeichnungen und Fußzeile individuell festlegen und Ihr Logo oder Briefpapier hochladen. Nummernkreise lassen sich flexibel definieren und laufende Nummern optional zum Monats- oder Jahreswechsel zurücksetzen. Definieren Sie wiederverwendbare Textvorlagen für Belege und E-Mails, die mit Variablen für Kontaktdaten bestückbar sind.

Voreinstellungen für den Alltag
Aussehen der Belege anpassen
Logo und Briefpapier hinterlegen
Textvorlagen zur Wiederverwendung

Statistiken

Alle Zahlen auf einen Blick

Mit den integrierten Statistiken behalten Sie stets den Überblick über Ihre Zahlen und den Status Ihrer Belege. Die Kurzübersicht zeigt auf einen Blick alle angelegten Belege, den aktuellen Saldo und Ihren besten Kunden.

Wichtige Zahlen und Statusinfos auf einen Blick
Umsatzstärksten Kunden direkt einsehen
Auswertungen nach Typ und Zeitraum
Belege und Konten gegenüberstellen

Detaillierte Analysen für mehr Transparenz

Durch die Kombination verschiedener Filter lassen sich Einnahmen, Ausgaben und Belege direkt gegenüberstellen. So erkennen Sie schnell, ob die Summen der Belege mit den Zahlungen übereinstimmen und welche Bereiche besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Belege und Zahlungen abgleichen
Einnahmen und Ausgaben sichten
Optimierungsbedarf leicht erkennen
Werte nicht umgesetzter Angebote einsehen